Ny funktion
Objekthantering i Ärendehanteraren
Koppla fastigheter, lägenheter, lokaler och annan organisationsdata direkt till dina ärenden för bättre struktur och spårbarhet.
Med objekthantering: Skapa en tydlig struktur för dina fastigheter och lokaler, koppla ärenden till specifika platser och få bättre överblick över vad som händer var.
- Hierarkisk struktur. Organisera fastigheter, trapphus, lägenheter och lokaler i en logisk struktur.
- Tydlig koppling. Koppla ärenden till specifika objekt för bättre spårbarhet och kontext.
- Enkel hantering. Sök, filtrera och hantera objekt genom ett användarvänligt gränssnitt.
1. Vad är objekthantering och varför behöver du det?
Objekthantering är en kraftfull funktion som låter dig strukturera och organisera din fysiska miljö digitalt i Ärendehanteraren. Istället för att bara ha lösa ärenden kan du nu koppla varje ärende till en specifik plats eller objekt.
Praktiskt exempel: Fastighetsförvaltning
Före: “Ärende om trasig belysning i trapphus”
Efter: “Ärende kopplat till: Storgatan 15 → Trapphus A → Våning 2”
Nu ser du direkt var problemet finns, kan följa upp tidigare ärenden från samma plats och få bättre överblick över återkommande problem.
Fördelar för din organisation:
- Bättre överblick: Se alla ärenden kopplade till en specifik fastighet, lägenhet eller lokal.
- Snabbare hantering: Hitta rätt objekt snabbt med sökfunktionen.
- Historik per plats: Se mönster och återkommande problem för specifika objekt.
- Tydlig kommunikation: Alla förstår exakt vilken plats som avses.
2. Bygg din objektstruktur – från fastighet till lägenhet
Objekthantering använder en hierarkisk struktur som speglar verkligheten. Du kan skapa så många nivåer som behövs för din organisation.
Fastighetsbolag:
- • Storgatan 15
- → Trapphus A
- → Lägenhet 1001
- → Lägenhet 1002
- → Trapphus B
- → Lägenhet 2001
Kontorsorganisation:
- • Huvudkontor Stockholm
- → Våning 3
- → Konferensrum A
- → Öppet kontorslandskap
- → Våning 4
- → Reception
Systemet visar automatiskt hela “sökvägen” (breadcrumbs) så att alla förstår exakt vilket objekt som avses, till exempel: “Storgatan 15 → Trapphus A → Lägenhet 1001”.
3. Så hanterar du objekt i systemet
All objekthantering sker på en dedikerad sida i Ärendehanteraren där du enkelt kan skapa, redigera och organisera dina objekt.
🔍 Sök och filtrera
Hitta snabbt rätt objekt med den intelligenta sökfunktionen som matchar både namn och typ av objekt. Sök på “trapphus” för att hitta alla trapphus, eller “1001” för att hitta en specifik lägenhet.
✏️ Skapa och redigera
Lägg till nya objekt genom att välja typ (fastighet, lägenhet, kontor osv.) och ange namn. Redigera befintliga objekt för att uppdatera information eller flytta dem i hierarkin.
📊 Överblick och detaljer
Klicka på ett objekt för att se detaljerad information, när det skapades, underordnade objekt och vilka ärenden som är kopplade till objektet.
Tips: Objekt som har underordnade objekt (till exempel ett trapphus med lägenheter) kan inte raderas förrän de underordnade objekten flyttas eller tas bort först.
4. Koppla ärenden till objekt – två enkla sätt
Det finns två huvudsakliga sätt att koppla ärenden till objekt i systemet, båda lika enkla att använda.
Metod 1: Koppla till befintligt ärende
När du tittar på ett ärende kan du enkelt koppla det till ett objekt:
- Öppna ärendet du vill koppla till ett objekt
- Använd kopplingsverktyget för att söka fram rätt objekt
- Välj objekt från listan – hela sökvägen visas automatiskt
- Objektet kopplas och visas nu tydligt i ärendevyn
Metod 2: Via formulär (för nya ärenden)
När du skapar formulär för hyresgäster och andra kan du lägga till objektfält:
- Lägg till ett “Objekt”-fält när du bygger ditt formulär
- Användaren som fyller i formuläret kan välja från en lista
- När ärendet skapas blir objektet automatiskt kopplat
- Handläggaren ser direkt vilken plats ärendet gäller
Oavsett vilken metod som används visas det kopplade objektet tydligt med hela sökvägen, till exempel “Storgatan 15 → Trapphus A → Lägenhet 1001”, så att alla förstår exakt vilken plats ärendet berör.
5. Vem kan hantera objekt?
Objekthantering följer samma rollbaserade behörighetssystem som resten av Ärendehanteraren för att säkerställa att rätt personer har rätt åtkomst.
✅ Admin & Supervisor
- Skapa nya objekt och objekttyper
- Redigera befintliga objekt
- Ta bort objekt (med säkerhetskontroller)
- Hantera hela objektstrukturen
❌ Contractor
- Ingen åtkomst till objekthantering
- Kan se objekt som är kopplade till ärenden
- Objekthantering visas inte i menyn
Kom igång med objekthantering
Här är några enkla steg för att komma igång med objekthantering i din organisation:
- Planera strukturen: Tänk igenom hur din organisation är organiserad fysiskt. Vilka nivåer behöver du? Fastighet → Trapphus → Lägenhet? Eller kanske Byggnad → Våning → Rum?
- Skapa objekttyper: Börja med de huvudsakliga typerna som “Fastighet”, “Lägenhet”, “Kontor” eller vad som passar er verksamhet.
- Bygg hierarkin: Skapa dina objekt från topp till botten. Börja med fastigheter eller byggnader, sedan trapphus/våningar, och slutligen enskilda lägenheter/rum.
- Testa koppling: Prova att koppla några befintliga ärenden till objekt för att se hur det fungerar.
- Uppdatera formulär: Lägg till objektfält i dina formulär så att nya ärenden automatiskt kopplas till rätt plats.
Kom ihåg: Du kan alltid justera och utveckla strukturen över tid. Börja enkelt och bygg ut efter behov.
Sammanfattning
Objekthantering ger dig möjlighet att skapa ordning och struktur i din ärendehantering. Genom att koppla ärenden till specifika platser får du bättre överblick, snabbare hantering och tydligare kommunikation.
Börja med en enkel struktur som matchar er verksamhet och bygg ut efter behov. Med rätt objektstruktur blir ärendehanteringen mer effektiv och du kan lättare identifiera mönster och återkommande problem.